Tất tần tật các vấn đề liên quan tới chữ ký số khi ký hóa đơn điện tử đầu vào/ đầu ra và cách giải quyết

01. Chữ ký số là gì?

Khái niệm chữ ký số
Chữ ký số là loại chữ ký mà cá nhân, tổ chức sử dụng trong môi trường thiết bị điện tử.
Chính xác thì chữ ký số có dạng một thiết bị điện tử (gọi là Token USB) đã được mã hóa các dữ liệu, thông tin của cá nhân, tổ chức.
Chiếc USB Token này có thể sử dụng để ký lên các văn bản, tài liệu trên mạng internet trong các giao dịch điện tử.
Chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu.

2. Chữ ký số bao gồm những thông tin gì?

Thông thường, một USB Token sẽ chứa những thông tin quan trọng của doanh nghiệp bao gồm:
+ Thông tin về doanh nghiệp bao gồm: Tên công ty, mã số thuế…;
+ Số seri của chứng thư số;
+ Thời gian hiệu lực (thời hạn) của chứng thư số;
+ Tên tổ chức chứng thực chữ ký số;
+ Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số;
+ Hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Một số thông tin quan trọng khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu khi nó có đầy đủ những thông tin trên.

3. Cơ sở pháp lý của Token chữ ký số

Luật Giao dịch điện tử được Chính phủ ban hành vào ngày 29/11/2005 đã quy định về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thức chữ ký số tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP
 
Theo đó, khi tiến hành các giao dịch điện tử, người sử dụng là các cá nhân, tổ chức, cơ quan cần phải thực hiện chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Quá trình này bao gồm:
+ Tạo chữ ký (chính là việc sử dụng khóa bí mật để ký số);
+ Kiểm tra chữ ký (kiểm tra tính hợp lệ của khóa công khai);
Vậy chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Chúng ta cùng đến với phần công dụng của chữ ký số.

4. Công dụng của Token chữ ký số

Như đã đề cập ở trên, chữ ký số Token thường được sử dụng để ký xác nhận các giao dịch điện tử. Nó quan trọng bởi hiện nay toàn bộ quá trình kê khai, nộp thuế điện tử đều phải nộp trực tuyến. Đây cũng công dụng quan trọng nhất của token với doanh nghiệp.

Mục đích các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số là để:
+ Kê khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử;
+ Kê khai thuế hải quan;
+ Giao dịch điện tử với ngân hàng;
+ Giao dịch chứng khoán điện tử;
+ Cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính;
+ Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử

Các giao dịch trên thực hiện với chữ ký số sẽ không phải in tờ kê khai, không cần dấu đỏ của công ty.
Như vậy với chức năng của chữ ký số, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký kết hợp đồng làm ăn trực tuyến và chỉ cần ký số vào file hợp đồng và gửi trực tuyến qua mail hay các phương tiện mạng xã hội khác.

Thiết bị USB token có thể đảm bảo tính an toàn về bảo mật và độ chính xác cao, dữ liệu toàn vẹn, cũng là bằng chứng thép chống lại việc chối bỏ trách nhiệm của các bên thông qua nội dung đã ký kết, giúp củng cố lòng tin cho các cơ quan doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch.

Bởi các tiện ích trên, chữ ký số đã giúp tiết kiệm thời gian thông qua cắt giảm việc phải đi lại để ký kết, giúp việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức và các cơ quan nhà nước thuận lợi hơn, đảm bảo tính pháp lý, không cần in ấn hồ sơ, dễ dàng ký kết văn bản, hợp đồng tại bất cứ đâu và bất cứ thời gian nào.

5.Chữ ký số và chứng thư số khác nhau như thế nào?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử thay cho chữ ký viết tay dùng để xác nhận lời cam kết của một tổ chức, cá nhân nào đó trong văn bản mình đã ký trên môi trường điện tử số
Chứng thư số hay còn gọi là chứng thư điện tử về bản chất giống như chứng minh thư nhân dân xác nhận danh tính của một đối tượng nào đó trong môi trường điện tử số.
Chỉ khi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho doanh nghiệp chứng thư số thì doanh nghiệp mới được phép tạo ra chữ ký số.

6. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau: …
e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.
Như vậy, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định. Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

7. Có thể sử dụng nhiều hơn một chữ ký số được không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các chữ ký số này đảm bảo đầy đủ quy định về tính hợp lệ của chứng thư số và đã được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế trươc khi ký trên hóa đơn điện tử.

Chứng thư số hợp lệ là chứng thư số có mã số thuế của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi.

8. Chữ ký số hết hạn có ký số được trên hóa đơn điện tử không?

Trường hợp chữ ký số hết hạn thì doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Để tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số hoặc mua mới chữ ký số khác. Chữ ký số sau khi được gia hạn sẽ được cập nhật thông tin lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Sau khi cập nhật chứng thư điện tử thành công doanh nghiệp mới có thể ký số trên hóa đơn điện tử.

9. Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với Khai Thuế qua mạng, Nộp Thuế điện tử khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp được không?

Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp. Tuy nhiên, Chữ ký số này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế và đầy đủ tính hợp lệ như đã đề cập ở trên.

Hi vọng bằng việc giải đáp những thắc mắc chung về chữ ký số trên hóa đơn điện tử của Win-Tech, kế toán và doanh nghiệp đã có thêm kiến thức và cơ sở pháp lý để sử dụng hóa đơn một cách hiệu quả và đúng pháp luật.

Tổng đài kinh doanh : 0899 172 178
Tổng đài kỹ thuật: 1900 11 29